PENTINGNYA PERANAN MANAJEMEN DALAM
ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Makalah Proposal Ini Dibuat Untuk Memenuhi Tugas
Tentang Manajemen Berbasis Sekolah

Di
Susun
Oleh : Isriadi

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PRODI S1 PGSD PENJASKESREK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
DARUSSALAM – BANDA ACEH
2010


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Perumusan Masalah

BAB II PEMBAHASAN
1. Peranan pedoman administrasi dalam dunia pendidikan
2. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan
a. Administrasi Program Pengajaran
b. Administrasi Kesiswaan
c. Administrasi Kepegawaian
d. Administrasi Keuangan
e. Administrasi Perlengkapan / barang

BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran-saran

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Adminiatrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut. Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari.
Pengawas tingkat SD/SMP/SMA memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya, Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data-data tersebut untuk pelaporan yang lebih tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang.
Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi lainnya. Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.
Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrator dilingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi sekolah dasar.

B. Perumusan Masalah
Latar belakang diatas, penulis bertolak dari merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana peranan pedoman administrasi dalam dunia manajemen pendidikan ?
2. Apa saja yang termuat dalam administrasi pada pendidikan?

BAB II
PEMBAHASAN

1. Peranan Pedoman Administrasi Dalam Dunia Manajemen Pendidikan
Administrasi dalam dunia manajemen pendidikan yang tertib dan teratur sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut.
Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu: kegiatan pencatatan data (recording system) dan pelaporan (reporting system). Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :
1. Format-format yang dipergunakan (Struktur Manajemen Sekolah)
2. Petunjuk dan aturan yang berlaku
3. Ketrampilan personil yang memadai

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi atau kegiatan administrasi dalam dunia manajemen pendidikan. Oleh karena itu Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam sistem informasi. Untuk itu pedoman administrasi dalam dunia manajemen pendidikan secara tertulis memiliki peranan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan-kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan.

2. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan
Data pendidikan yang terdapat di Sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga memperlancar kegiatan administrasi, data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu :
1. Manajemen administrasi Program Pengajaran
2. Manajemen administrasi Kesiswaan
3. Manajemen administrasi Kepegawaian
4. Manajemen administrasi Keuangan
5. Manajemen administrasi Perlengkapan / barang

1. MANAJEMEN ADMINISTRASI PROGRAM PENGAJARAN
Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar dipelukan 17 format yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara rutin, teratur dan benar. Untuk itu disediakan format serta petunjuk pengisiannya.
Format-format ini adalah sebagai berikut :
1. PK-1 = Jadwal Pelajaran Sekolah
2. PK-2 = Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru
3. PK-3 = Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru
4. PK-4 = Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah
5. PK-5 = Daftar Hasil Evaluasi Belajar Tahap Akhir
6. PK-6 = Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan
7. PK-7 = Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan UAS / UAN
8. PK-8 = Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas
9. PK-9 = Hubungan Kemasyarakatan
10. PK-10 = Laporan Penelitian Hasil Belajar Siswa SD
11. PK-11 = Jadwal Pelajaran
12. PK-12 = Program semester Guru
13. PK-13 = Persiapan Mengajar
14. PK-14 = Program Bimbingan
15. PK-15 = Daftar Nilai
16. PK-16 = Pencapaian Target dan Daya Serap Kurikulum
17. PK-17 = Daftar Penyerahan Raport

2. MANAJEMEN ADMINISTRASI KESISWAAN
Dalam buku Pedoman Administrasi Kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu, terdapat beberapa jenis kegiatan. Untuk setiap macam jenis kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data. Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jenis kegiatan dan dua puluh satu jenis format.
Agar data mengenai kesiswaan itu sampai pada investasi di jenjang atas, digunakan beberapa format laporan, yaitu : S-2,S-3,S-5,S-6,S-10,S-14,S-17,S-19 dan S-20.

1. Awal Tahun Pelajaran
a. Penerimaan Siswa Baru
- S-1 Surat Pendaftaran Siswa Baru
- S-2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas I
- S-3 Daftar Siswa Baru Kelas I

2. Selama Tahun Pelajaran
a. Penyusunan Data Siswa
- S-4 Buku Induk Siswa
- S-5 Buku Klapper
b. Keadaan Siswa Awal Tahun
- S-6 Jumlah Siswa menurut Kelas, Asal dan Jenis Kelamin
- S-7 Jumlah Siswa menurut Kelas, Jenis Kelamin dan Usia
c. Kehadiran Siswa
- S-8 Papan Absensi Harian Siswa (kelas)
- S-9 Papan Absensi Harian Siswa (sekolah)
- S-10 Buku Absensi Siswa
- S-11 Rekapitulasi Absensi Siswa Dalam Sebulan
d. Mutasi Siswa
- S-12 Surat Permohonan Pindah Sekolah
- S-13 Surat Keterangan Pindah Sekolah
- S-14 Mutasi Siswa Selama Semester

3. Akhir Tahun Pelajaan
a. Pelaksanaan Ujian Akhir
- S-15 Daftar Calon Peserta Ujian
- S-16 Tanda Peserta Ujian
- S-17 Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya
- S-18 Daftar Masuk SLTP
b. Kenaikan Kelas
- S-19 Daftar Siswa yang Naik Tingkat
- S-20 Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Berhasil EBTA

3. MANAJEMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Buku Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah dasar yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di seklah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah 24 format, yaitu :
1. PEG 1 = Rencana Kebutuhan Pegawai / Guru
2. PEG 2 = Usul Pengadaan Pegawai / Guru
3. PEG 3a = Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil.
4. PEG 3b = Daftar Riwayat Hidup
5. PEG 4 = Usul Kenaikan Gaji
6. PEG 5 = Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK)
7. PEG 6 = Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil
8. PEG 7 = Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil
9. PEG 8 = Daftar Usul Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (DUK)
10. PEG 9 = Buku Cuti Pegawai / Guru
11. PEG 10 = Contoh Surat Permintaan Berhenti dari Calon Pegawai Negeri Sipil/ Pegawai Negeri Sipil Hak Pensiun
12. PEG 11a = Contoh Surat Permintaan Pensiun Pegawai Negeri Sipil
13. PEG 11b = Contoh daftar susunan keluarga
14. PEG 11c = Contoh Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama (SP 4)
15. PEG 12 = Contoh Permintaan Pembayaran Pensiun Janda / Duda Pertama
16. PEG 13 = Contoh Surat Permintaan Pensiun Janda / Duda bagi Anak-anak
17. PEG 14 = Contoh Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi anak-anak Yang diajukan wali
18. PEG 15 = Contoh Surat Pengaduan Permohonan Pensiun Bekas Pegawai Negeri Sipil/Permohonan Pembayaran Pensiun
19. PEG 16 = Contoh Surat Pengaduan untuk Pensiun Janda / Duda
20. PEG 17a = Daftar Hadir / Tidak Hadir Pegawai / Guru
21. PEG 17b = Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai / Guru (Bulanan)
22. PEG 17c = Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai / Guru (Triwulan)
23. PEG 18 = Data Kepegawaian
24. PEG 19 = Kartu Pribadi Pegawai / Guru

4. MANAJEMEN ADMINISTRASI KEUANGAN
Di dalam buku pedoman ini ijelaskan dasar/ asas dan pengertian administrasi dalam pengelolaaan keuangan di sekolah dasar. Di dalamnya dibahas antara lain :
 Asas pemisahan tugas (Otorisator, Ordonator, dan Bendaharawan)
 Perencanaan anggaran tahunan sekolah
 Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi :
a. Dasar hukum,
b. Pembukuan setiap transaksi
c. Pertanggungjawaban
d. Pelaporan, dan
e. Pendapatan

5. MANAJEMEN ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG
Pada buku pedoman administrasi diuraikan tentang perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan pemeliharaan semua perlengkapan/ barang inventaris, barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan semua perlengkapan/ barang di sekolah.
Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapuskan, dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan format P-1 dan P-2.
 PERL-1 = Buku Pemeriksaan Perlengkapan / Barang
 PERL-2 = Kartu Inventaris Ruangan
 PERL-3 = Kartu Inventaris Barang, Lahan Tanah
 PERL-4 = Kartu Inventaris Barang, Gedung
 PERL-5 = Kartu Inventaris Barang , Kendaraan
 PERL-6 = Kartu Inventaris Barang, Lain-lain
 PERL-7 = Buku Inventaris Perlengkapan / Barang
 PERL-8 = Daftar Usul Pengadaan Barang
BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan di atas bahwa sangat penting dan juga sangat berarti manajemen pada administrasi pendidikan untuk mencapai tujuan yang optimal, yang sebagaian besar pengelolaan manajemen pada pendidikan terutama tingkat menengah sangat meluas dan abstrak sehingga dapat terperinci terbagi 5 pengelompokan, mulai dari Program pengajaran, kesiswaan, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan inventaris / barang. Sehingga dengan pembagian jenis tersebut dapat di bedakan macamnya, untuk memudahkan dalam penataan dan akan menciptakan suasana tertib, rapi dan aman.

B. Saran-saran
Demikianlah penulisan makalah kami, apabila masih terdapat kesalahan atau kekurangan dalam pembahasan makalah kami ini, terutamanya kami ucapkan mohon maaf yang sebesar-besarnya dan juga kami harapkan teguran yang sehat sekiranya dapat membangun dalam perbaikan pembuatan makalah kami ini.